Organizar un departamento de prensa es vital para las empresas, especialmente, las grandes corporaciones. Esta área es la cara visible en el contacto con los medios de comunicación. Igualmente, se encargará de difundir la imagen y la filosofía de la organización. En el caso de las pymes que no producen tanta cantidad de información también necesitan de ayuda, así que pueden contar con un servicio externo.

Por lo tanto, el departamento de prensa se encargará de planificar y desarrollar estrategias de comunicación externa. La idea es influir con noticias positivas de la institución ante la opinión pública. Esa construcción se basa en crear una imagen que se nutra de lo que realmente es la empresa.

En este artículo conocerás cómo se debe organizar un departamento de prensa, así como sus funciones. Esto te permitirá evaluar qué necesitas tanto en el equipo humano como en los recursos. En el caso de no poseer la estructura necesaria para ello, debes buscar asesoría externa.

Organizar un departamento de prensa

Para que esto realmente suceda lo más recomendable es contar con un equipo que pueda coordinar las comunicaciones. Tanto la comunicación interna como externa, aunque tienen sus funciones se entrelazan en pro de la empresa.

Entonces, necesitas la siguiente estructura para que el gabinete de prensa pueda funcionar:

Director de comunicación

Será el responsable de garantizar que exista la fluidez y la coordinación en la comunicación interna y externa de la empresa. Esta persona se encargará de tomar decisiones en diferentes circunstancias. Por ejemplo, cuando se necesite contactar a los medios debe velar que todo comunicado refleje la imagen de la institución.  

Coordinación de comunicación interna

Es responsable de la comunicación interna de la empresa, es decir, tendrá una función principal en el flujo de información entre los miembros y trabajadores. Vigilará el buen funcionamiento de las relaciones entre los distintos departamentos. Igualmente, tendrá que supervisar las herramientas informativas como correos, boletines, carteleras, entre otros.

Relaciones internas

El equipo que trabajará en relaciones internas se encargará de cumplir con las estrategias emanadas de la coordinación. Informarán de las decisiones y eventos que se realicen en la empresa. De igual manera, colaborarán en el protocolo en caso de que la empresa así lo requiera. Los empleados de esta área son la imagen visible ante los visitantes y las otras áreas de la empresa. 

Coordinación de comunicación externa

Se encargará de coordinar y garantizar las relaciones de la empresa con los medios de comunicación. Además, evaluará el impacto de la opinión pública en la empresa. También determinará las estrategias de marketing y publicidad. Bajo esta coordinación se encuentran dos áreas básicas como:

• Área de publicidad

Al organizar un departamento de prensa, no se puede dejar de un lado el marketing para promocionar a la empresa. Esta área planificará y desarrollará toda la parte publicitaria de la empresa con la finalidad de reflejar sus productos y personalidad.

• Relaciones públicas y contacto con los medios

Esta área representa a la empresa en sus relaciones con otras instituciones, gobierno, organizaciones sin fines de lucro y prensa. El objetivo es mantener una buena comunicación con su entorno. Es fundamental tener una presencia amplia en los medios de comunicación para atender las demandas informativas.

Esta área se encargará de realizar las notas de prensa y preparar las apariciones ante los medios de comunicación. También no hay que olvidar la gestión de las redes sociales para garantizar la comunicación constante con el público y las nuevas tecnologías.

En el caso, de que no requieras de un buen servicio externo de gabinete de prensa, nosotros te podemos ayudar, ya que contamos con un equipo humano calificado y con experiencia para ello.